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Veranstaltung oder Event?

Warum ist das wichtig?

Ein Event ist in der Regel ein Zusammenkommen von Menschen mit dem gemeinsamen Erleben von Freude. Der englische Begriff „Event“ ist mittlerweile ein Sammelbegriff für ganz unterschiedliche Arten von Veranstaltungen. Ob es sich tatsächlich um ein Event handelt oder nicht, ist nicht von der Größe der Veranstaltung – also der Anzahl der Gäste – abhängig. 

Mit Events verbinden Menschen allerdings eher große Ereignisse mit Erlebnischarakter. Vermeide also, ein Event zu bewerben, wenn es sich um etwas gänzlich anderes handelt. 

Lass uns einen kleinen Test durchführen. Nachfolgend listen wir alternative Begriffe auf, die alle als Event oder Veranstaltung angesehen werden können. Lies einen Begriff und stelle dir vor, wie dieses Ereignis abläuft. Was siehst du vor deinem geistigen Auge? 

Begriffe: 
- Kongress 
- Tagung 
- Messe
- Ausstellung 
- Gala
- Mitarbeiterveranstaltung 
- Fortbildung
- Kundenveranstaltung 
- Vereinsveranstaltung 
- Roadshow
- Präsentation
- Keynote
- Aktionärsversammlung 

Wenn wir dieses Spiel mit einer Gruppe von Teilnehmern absolvieren, hat jeder sofort zu jedem Begriff eine Vorstellung. Ein Kongress wird immer als etwas Trockenes wahrgenommen. Eine Tagung hat für viele mit der Arbeit bzw. dem Büro zu tun, eine Gala hingegen wird eher mit Freizeit assoziiert. Und bei einer Roadshow erwarten viele Action und Unterhaltung. 

Abhängig von der Art der Veranstaltung müssen Besonderheiten beachtet werden. Die korrekte Definition ist für alle Gewerke und Mitstreiter in der Organisation sehr wichtig. Nur wenn alle Beteiligten dieselbe Vorstellung davon haben, was zu organisieren ist, wird das Ergebnis auch wunschgemäß ausfallen. 

Erinnerst du dich noch an die folgende Definition? 

Das Wichtigste auf einer Veranstaltung ist immer der Gast. Der Teilnehmermanager muss die Ziele der Veranstaltung beachten wie auch die Vorgaben, die der Veranstalter definiert. Daneben ist es die Aufgabe des Teilnehmermanagers, dem Gast den Aufenthalt so angenehm und einfach wie möglich zu gestalten. 

Wenn wir dieses Motto als Grundregel für unsere Arbeit akzeptieren, beginnt ein angenehmer Aufenthalt also bereits mit der Definition der Veranstaltung. Das ist besonders wichtig, weil wir damit die Erwartungshaltung der Gäste schüren. 

Versprich also kein „Mega-Event“, wenn es sich eigentlich um eine Kundenveranstaltung handelt, auf der so viel verkauft werden soll, wie nur irgend möglich. 

Stelle dir vor, dein Gast erwartet nach der Einladung Spaß und Unterhaltung. Und dann jagt ein trockener Vortrag den nächsten. Da ist die Enttäuschung doch vorprogrammiert. 

Kündige das Event konkret zum Beispiel als Fortbildung oder Kongress an. Dadurch werden die Vorträge vermutlich nicht spannender, aber die Erwartungshaltung der Teilnehmer ist von vornherein eine andere. 



“Lege also vor jeder Planung ganz klar fest, um welchen Eventtyp es sich handelt.”

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