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Die Informationsphase

ist eine Planungsphase im Teilnehmermanagement

Der Teilnehmer muss jetzt mit allen Informationen versorgt werden, die für ihn wichtig sind. Erinnere dich an die W-Fragen: was, wann, wo, wer und wie?

Die Antworten auf die W-Fragen müssen auf jeder schriftlichen Kommunikation erscheinen. Alles andere sorgt nur für Verwirrung, auch wenn du die Angaben schon 100 Mal in deiner Kommunikation platziert hast. Du kannst dir nie sicher sein, an welcher Stelle ein Teilnehmer die Info zum ersten Mal wirklich liest – oder ob er sie inzwischen einfach wieder vergessen hat. 

Als Teilnehmermanager kannst du auf die von dir verwalteten Texte und Interaktionen Einfluss nehmen. Für die Werbung für eine Veranstaltung sind oft andere Abteilungen verantwortlich. Hier ist gezieltes Einwirken hilfreich. Versuche immer wieder, deine Message zu platzieren, damit sie bei den anderen Abteilungen auch wirklich ankommt. 

Wir möchten dir auch einen wichtigen Grund dafür geben, warum du darauf achten solltest: Wenn du hier nachlässig bist, musst du es später ausbaden. 

Alle offenen Fragen landen später beim Teilnehmermanager – also bei dir – oder bei deinem Helpdesk, auf deinem Servicetelefon, in deinem Postfach oder auf deinem persönlichen Schreibtisch. Dann musst du dich so lange wiederholen, bis auch der letzte Teilnehmer informiert ist. 

An dieser Stelle könntest du es dir einfach machen und die Schuld auf die Teilnehmer schieben. Sie haben einfach nicht gründlich genug gelesen und sich erst recht nichts gemerkt. Das kann und darf aber nicht dein Anspruch sein.

Wenn wir in solchen Fällen nach Ursachen suchen, sollten wir immer bei uns selbst anfangen. Hast du ausreichend kommuniziert? Hast du klar kommuniziert? War es den Gästen möglich, die Informationen immer wieder abzurufen? 

Bedenke: Du beschäftigst dich natürlich schon seit Monaten mit einem Event. Aber die Gäste haben bei Weitem nicht die Aufmerksamkeit und das Interesse an der Veranstaltung. Für den Gast ist es vielleicht nur ein Event von vielen. Das soll dich jetzt aber nicht demotivieren. Vielmehr soll es deine Sinne schärfen und dich in den Blickwinkel des Gastes versetzen. 

Im Idealfall können wir die Kommunikation nach außen zielgerichtet an unsere Gäste senden. Daneben gehören zur Informationsphase aber auch Anlaufpunkte, die der Teilnehmer selbst abrufen kann. In der Vergangenheit waren das oft Broschüren oder Briefe, die als Einladung in den Briefkästen der Zielgruppe landeten. Das hat heute etwas an Bedeutung verloren – möglicherweise wegen der höheren Kosten oder der Weiterverarbeitung von Daten. Dennoch – und das möchten wir betonen – hat eine postalische oder persönliche Einladung nach wie vor extrem viel Charme. Dazu aber später mehr. 

In der Regel werden Einladungen heute über E-Mail, Messenger oder Social Media ausgesprochen. Die Zusage erfolgt dann per Anmeldung über ein Formular auf einer Webseite. 

Diese Form der Onlinebuchung wirst du vermutlich auch im Sinn haben, wenn du unsere Academy besuchst. Wir werden auf beide Möglichkeiten eingehen und dir zeigen, wie sich digital und analog verbinden lassen. 

Wie triffst du eine Entscheidung über die Art der Einladung? Das hängt ganz stark von der Zielgruppe und vom Eventtyp ab. 

Um dir die Einordnung der Aufgaben zu erleichtern, listen wir hier noch einmal die einzelnen Bereiche der Informationsphase in Stichpunkten auf.

Informationsphase:
- Zielgruppendefinition (W-Frage: wer?)
- Inhalte der Eventwebseite (W-Frage: was?) 
- Location (W-Frage: wo?)
- Termine, Sessions, Meetings, Workshops (W-Frage: wann?)
- Kommunikationskanäle (W-Frage: wie?)
- Veröffentlichung
- Helpdesk