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Die Durchführungsphase

ist eine Planungsphase im Teilnehmermanagement

Für den Teilnehmermanager beginnt diese Phase mit dem Check-in des ersten Gastes. Mitarbeitende am Empfang sind bereit. Alle Gewerke sind eingewiesen und startklar. 

„Open the gates and say hello!“

Es gibt sehr viele Möglichkeiten, den Gast willkommen zu heißen. Vieles hängt von den Einlassregeln ab, ebenso von den Sicherheitsstandards wie Identifikation und Zugangsberechtigung. Wichtig ist hier auch das Briefing der Mitarbeiter und die Art der Veranstaltung. Manchmal geht es primär um den schnellen Einlass von sehr vielen Gästen, ein anderes Mal um eine besondere Begrüßung.

Bedenke: Der/die Mitarbeitende am Empfang oder Check-in ist die erste Person, mit der ein Gast persönlichen Kontakt hat. Ein nettes Lächeln und ein herzliches Willkommen lässt die Strapazen der Anreise in den Hintergrund treten. Außerdem repräsentieren wir hier natürlich auch die Veranstalter. Und es wäre schlichtweg unhöflich, beim Erstkontakt schlechte Laune zu verbreiten. 

Daher haben Stress und Missstimmung am Eingang nichts zu suchen. Wenn ein Problem auftaucht, kläre es im Backoffice. Wenn etwas nicht funktioniert, handele bedacht, bestimmt und ruhig. In der Außenwirkung ist das professionell – im Gegensatz zu fluchenden Mitarbeitenden oder gar einem Gruppenleiter, der offensichtlich gerade keine Lösung parat hat. Auf Notfallpläne und Versicherungen gehen wir später ein. 

Wir beschäftigen uns später auch mit allen Problemstellungen, die in der Durchführungsphase typischerweise entstehen. Hier ist grundsätzlich spontanes Handeln gefragt. Jedoch hilft eine gute Planung dabei, viele Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen. 

Zu den Kernaufgaben im Bereich der Durchführung gehören die Disziplinen: 

- Check-in
- Registrierung von Walk-ins
- Welcome-Desk
- Anstehschlangen
- Kommunikation und Beschilderung
- Tickets, Badges, Ausweise
- Seating
- Sessions und Dates
- Umbuchung und Stornierung 

Die Durchführungsphase gleicht einer Safari. Du bist bestens vorbereitet gestartet. Du hast in der Planung an alles gedacht, was du gelernt hast. Du hast jeden Ratschlag von uns und erfahrenen Kollegen beherzigt. Du hast dein eigenes Know-how voll ausgeschöpft. Und jetzt freust du dich auf die ersten wilden Tiere, die durch die Tore strömen. Dein Jeep ist startklar. Aber dann hast du einen Platten, dein Benzintank ist leer, die Wasserflaschen befinden sich noch im Camp und deiner Begleitung schmerzen bereits nach den ersten drei Kurven die Füße! 


“Atme tief durch und lass dich nicht beirren. Das ist durchaus normal. Du musst nur Lösungen finden und die Ruhe bewahren. Das ist eigentlich schon alles. :-)”

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