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Planungsphasen im Eventmanagement

Vom Großen und Ganzen bis ins Detail

Die Planung von Veranstaltungen beginnt immer nach einem ähnlichen Muster. Eine Aufteilung in Phasen hilft dir hierbei, den Überblick zu bewahren. Jede Phase hat ihre eigenen Anforderungen an das Teilnehmermanagement. Ein Teilnehmermanager muss aber nicht nur liefern. Vielmehr muss er auch viel einfordern, besonders zu Beginn einer Planung. 

Wir haben dir einen Überblick über die fünf Phasen des Eventmanagements zusammengestellt. Im Teilnehmermanagement kommen wir mit drei Phasen aus. Dazu später mehr. 

Die fünf Phasen des Eventmanagements:
1. Ideenphase 
2. Planungsphase
3. Umsetzungsphase
4. Durchführungsphase
5. Nachbereitungsphase 

Wir konzentrieren uns in der Academy primär auf die Phasen mit aktivem Teilnehmermanagement. Aber um diese auch im Gesamtkontext einer Eventplanung betrachten zu können, musst du alle Abläufe gut kennen. 

1. Ideenphase
Um welchen Eventtyp handelt es sich? 
Wer ist die Zielgruppe? Was soll im Eventzeitraum passieren? 

Das ist ein Teil der bekannten W-Fragen. Und diese solltest du gleich zu Beginn deiner Planung beantworten: Wer? Was? Wo? Wann? Wie?
Je nach Event können die W-Fragen variieren. Für den Teilnehmermanager ist an dieser Stelle nur relevant, welche besonderen Anforderungen an ein Teilnehmermanagementsystem entstehen könnten. Idealerweise findest du im Veranstaltungskonzept dazu schon die wichtigsten Punkte. 

2. Planungsphase
Ab diesem Zeitpunkt ist es unabdingbar, bereits an die Gäste der Veranstaltung zu denken. Wichtige Kennzahlen sind z.B.:
- Ort der Veranstaltung
- Beginn der Veranstaltung
- Anzahl der Gäste
- Zielgruppen und Besonderheiten
- Eckpunkte des Veranstaltungs-Programms

Je nach Art der Veranstaltung gibt es noch eine Vielzahl weiterer Faktoren, die in der Planungsphase von Bedeutung sind. Darauf gehen wir noch genauer in den jeweiligen Kapiteln ein. Das Ergebnis dieser Phase soll eine vollständige Planung mit Aufgaben, dem Zeitplan und den Verantwortungen sein. 

3. Umsetzungsphase
Diese Phase beinhaltet alle Tätigkeiten einer Veranstaltung bis zur Ankunft des ersten Gastes. Das gilt nicht nur für das Teilnehmermanagement, sondern für die Umsetzungsphasen aller Bereiche einer Veranstaltung. Diese Abgrenzung ist hilfreich, um Aufgaben zu priorisieren und den Zeitplan aus der Planungsphase abzuarbeiten. 

4. Durchführungsphase
Ab jetzt gibt es keinen doppelten Boden mehr und es zeigt sich, wie gut du im Vorfeld gearbeitet hast. Für den Teilnehmermanager beginnt diese Phase mit dem Check-in des ersten Gastes, wenn wir sogenannte „Walk-ins“ annehmen – also alle Gäste unangemeldet zur Veranstaltung erscheinen. Das könnte beispielsweise der Fall sein, wenn kurz vor der Veranstaltung eine Akkreditierung durchgeführt wurde. 

Sind jedoch eine Anmeldung oder ein Ticketverkauf vor einer Veranstaltung geplant, muss die Durchführungsphase im Teilnehmermanagement früher eingeleitet werden als die für das Event. Damit ist der Zeitplan für die Anmeldung, den Ticketverkauf oder eine Eventwebseite kritischer bzw. kürzer als für andere Gewerke. 

5. Nachbereitungsphase
Die Anfänge der Nachbereitung einer Veranstaltung liegen bereits in der Planungsphase. Das gilt besonders dann, wenn du festlegen musst, welche Daten der Gäste ermittelt werden sollen. Denke dabei aber nicht nur an persönliche Daten. Anonymisierte Informationen können für die Beurteilung einer Veranstaltung mehr bringen als du vielleicht denkst. 


Hausaufgabe:

Möchtest du dein eben erlangtes Wissen gleich einmal üben? Denke an Events, die du bereits in der Vergangenheit organisiert hast. Lass die Momente, die dir besonders in Erinnerung geblieben sind, vor dem geistigen Auge ablaufen. Kannst du sie in die richtigen Phasen einordnen?

Nimm dir ein paar Minuten Zeit und schreibe dir einige Stichworte dazu auf.

“Kurz und knapp: Nachbereitung ist Service für den Gast und Reporting für den Veranstalter. ”